Auditor intern menduduki posisi yang unik dalam organisasi. Perannya dalam meyakinkan berjalannya tata kelola, manajemen risiko dan pengendalian intern amat dibutuhkan manajemen. Pandangan objektifnya sangat dinanti oleh pimpinan tertinggi organisasi dan organ pengawas semacam dewan komisaris dan komite audit pada organisasi sektor swasta. Bisa dikatakan, posisi auditor intern sangat strategis. Ia adalah bagian dari organisasi tapi selalu dituntut independen dan objektif. Karena itu, agar berfungsi lebih efektif, unit audit intern harus memegang mandat yang jelas, yang disepakati oleh para pemangku kepentingan (stakeholders) serta disetujui oleh pimpinan tertinggi dan organ pengawas organisasi. Mandat tersebut dalam best practices audit intern disebut dengan piagam audit intern (internal audit charter). Apa landasan, manfaat, dan isinya? Bagaimana pula ia dibuat?
Dasar
Piagam audit intern atau internal audit charter adalah dokumen formal yang menyatakan tujuan, wewenang, dan tanggung jawab unit audit intern pada suatu organisasi. Standar audit intern The Institute of Internal Auditors (IIA, 2012)–yang diterima secara internasional–mengatur secara gamblang perlunya piagam audit intern dalam Attribute Standards Nomor 1000 sebagai berikut:
The purpose, authority, and responsibility of the internal audit activity must be formally defined in an internal audit charter, consistent with the Definition of Internal Auditing, the Code of Ethics, and the Standards. The chief audit executive must periodically review the internal audit charter and present it to senior management and the board for approval.
Di sektor pemerintahan Indonesia, standar audit intern yang diterbitkan Asosiasi Auditor Intern Pemerintah Indonesia (AAIPI, 2013) juga mengatur hal yang sama. Hal itu tertuang dalam Prinsip-Prinsip Dasar Nomor 1000 yang berbunyi:
Visi, misi, tujuan, kewenangan, dan tanggung jawab APIP harus dinyatakan secara tertulis dan disetujui Pimpinan Organisasi Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah, serta ditandatangani oleh Pimpinan APIP sebagai Piagam Audit (Audit Charter).
Bagi sektor swasta, pembuatan piagam audit intern mungkin sudah menjadi hal yang lumrah. Namun di sektor pemerintahan Indonesia, beberapa kalangan berpendapat piagam tersebut tidak diperlukan lagi karena eksistensi unit audit intern–dikenal sebagai aparat pengawasan intern pemerintah atau APIP–telah diatur dalam peraturan perundang-undangan maupun aturan tata kerja organisasi internal masing-masing instansi pemerintah. Masalahnya, menjadi kurang bermakna bila pengaturan tersebut amat umum dan bercampur dengan pengaturan-pengaturan lainnya. Padahal mandat audit intern harus jelas dari waktu ke waktu. Ia harus dinamis sesuai konteks kebutuhan dan prioritas organisasi pada waktu tertentu. Oleh sebab itu, penetapan piagam audit intern bagi sektor pemerintahan masih tetap relevan. Buktinya, asosiasi profesi mengamanatkannya juga dalam standar.
Manfaat
Sebagaimana dikemukakan di awal, auditor intern dituntut untuk memberikan penilaian objektif dan menjaga independensi. Namun hal itu bukan perkara mudah. Posisi auditor intern sebagai bagian organisasi memerlukan perlakuan khusus dibanding auditor ekstern yang jelas-jelas berada di luar organisasi. Piagam audit intern menjadi salah satu alat mempertegas independensi. Penegasan itu nampak dari pengaturan posisi unit audit intern dalam struktur organisasi dan kepada siapa pimpinan unit tersebut bertanggung jawab secara fungsional. Penegasan tersebut sekaligus juga berguna untuk meningkatkan trust semua unsur organisasi terhadap fungsi audit intern.
Piagam audit intern sebagai mandat, akan sangat mempengaruhi alokasi sumber daya audit intern. Bila mandatnya tidak jelas, ada risiko ketidaktepatan alokasi sumber daya audit. Kegiatan audit intern bisa menyerap terlalu banyak sumber daya (tidak efisien) atau sebaliknya, kekurangan sumber daya. Risiko yang lebih fatal adalah gagalnya audit intern dalam memberikan manfaat nyata bagi organisasi (tidak efektif). Sebaliknya, bila mandatnya jelas, alokasi sumber daya akan terarah sesuai tujuan dan tanggung jawab audit intern yang tertuang dalam piagam audit. Dan jika mandat itu benar-benar atas kesepakatan para pemangku kepentingan, semestinya alokasi sumber daya tersebut berhasil guna.
Mandat yang tertuang dalam piagam audit akan mempermudah para auditor intern dalam menjalankan pekerjaan mereka karena manajemen dan para pihak lainnya dapat memahami sendiri tugas dan tanggung jawab auditor intern melalui piagam itu. Piagam audit juga menjadi sarana komunikasi bagi auditor intern dalam membahas dan menetapkan prioritas kegiatan audit intern bersama pihak-pihak yang berkepentingan.
Piagam audit sekaligus juga menjadi kriteria kinerja auditor intern. Rumusan tanggung jawab yang jelas dalam piagam dapat dipakai sebagai dasar menjabarkan ukuran-ukuran kinerja auditor intern. Jadi, auditor yang gagal memenuhi tanggung jawab yang diatur dalam piagam audit bisa dikatakan buruk kinerjanya.
Proses
Perancangan atau pemutakhiran piagam audit intern seharusnya mendapat perhatian khusus, sebab proses tersebut bukanlah hal yang sederhana. Banyak pihak yang harus dilibatkan. Para pemangku kepentingan utama organisasi seperti pimpinan tertinggi, jajaran manajemen dan organ pengawas organisasi adalah pihak-pihak yang perlu diprioritaskan keterlibatannya. Mereka perlu turut serta merumuskan bentuk-bentuk kegiatan asurans dan konsultansi yang diharapkan dari auditor intern. Partisipasi dari segenap unsur unit audit intern juga amat penting agar timbul komitmen yang kuat dalam eksekusi piagam audit. Tanpa partisipasi tersebut, pelaksanaan piagam audit inten tidak bisa dijamin berjalan mulus.
Selain dari sisi partisipan, rumusan isi piagam audit intern sesungguhnya juga tak bisa dianggap sepele. Rumusan piagam audit yang sekedar mengikuti template akan membuatnya tidak bermakna spesial bagi organisasi. Rumusan yang umum sulit dipakai sebagai kriteria kinerja auditor intern. Ia hanya akan menjadi dokumen formal yang disimpan dalam arsip. Karena itu, perumusan isi piagam audit bukanlah proses sekali jadi. Berbagai tuntutan agar fungsi audit intern mendukung tujuan dan prioritas organisasi harus bisa ditampung dengan baik. Dan tidak mungkin tujuan dan prioritas tersebut statis dari waktu ke waktu. Itulah sebabnya best practices menyarankan perlunya peninjauan isi piagam audit intern secara berkala. Pengalaman berulang kali menyempurnakan piagam audit semestinya menghasilkan rumusan yang betul-betul memenuhi harapan para pemangku kepentingan. Lebih bagus lagi jika perumusan piagam tersebut dilengkapi dengan benchmarking pada organisasi sejenis agar isinya sejalan dengan best practices.
Setelah ditetapkan, piagam audit intern harus dijadikan pedoman tata kelola audit intern secara konsisten. Jangan kemudian dimasukkan arsip dan dilupakan begitu saja. Dokumen ini wajib dipahami oleh seluruh auditor intern, baik yang sudah senior maupun yang masih baru. Para pemangku kepentingan juga harus memahami substansi piagam audit tersebut. Agar mudah diakses, piagam audit dapat ditampilkan pada jaringan intranet atau internet milik organisasi. Level pemahaman yang sama antara auditor dan para pemangku kepentingan akan menjadi modal sinergi yang baik dalam pelaksanaan fungsi audit intern.
Isi
Tak ada aturan baku mengenai rincian isi piagam audit intern. Implementation Guide 1000 (IIA, 2015) menyatakan bahwa meskipun bervariasi sesuai organisasi, namun piagam audit biasanya mencakup hal-hal sebagai berikut:
- Pendahuluan–menjelaskan keseluruhan peran dan profesionalisme kegiatan audit intern.
- Kewenangan–mengatur hak akses penuh audit intern terhadap catatan, aset fisik dan personil termasuk pernyataan tanggung jawab dalam hal keamanan dan dan kerahasiaannya.
- Struktur organisasi dan pelaporan–menjelaskan struktur pelaporan dan tanggung jawab fungsional audit intern.
- Independensi dan objektivitas–menjelaskan pentingnya kedua hal tersebut dan cara menjaganya.
- Tanggung jawab–memaparkan bidang tanggung jawab utama audit intern saat ini, seperti menentukan lingkup penilaian, membuat dan meminta persetujuan rencana audit, melaksanakan penilaian, mengomunikasikan hasil, membuat laporan tertulis, dan memantau tindak lanjut manajemen.
- Peningkatan dan penjaminan kualitas–menjelaskan ekspektasi dalam penjagaan, evaluasi, dan komunikasi hasil dari program kualitas yang mencakup seluruh aspek kegiatan audit intern.
- Tanda tangan–menunjukkan kesepakatan antara pimpinan unit audit intern perwakilan organ pengawas (board) dan pihak yang berhak menerima laporan pimpinan unit audit intern.
Standar audit AAIPI memberikan contoh piagam audit intern yang berbeda formatnya dari IIA. Menurut contoh dari AAIPI, piagam audit intern berisi:
Definisi audit intern; penugasan audit intern kepada APIP; kewenangan APIP dalam akses informasi dan hal lainnya; kewajiban pimpinan instansi pemerintah menciptakan dan memelihara lingkungan pengendalian; dan lain-lainnya yang menjadi faktor penting bagi APIP untuk dapat menjalankan fungsinya.
Piagam tersebut ditandatangani oleh pimpinan APIP dan disahkan oleh pimpinan kementerian/lembaga/pemda. Berikutnya, piagam tersebut juga dilengkapi penjelasan/suplemen yang berisi:
- Pendahuluan
- Kedudukan dan peran APIP
- Visi dan misi APIP
- Tugas pokok dan fungsi APIP
- Kewenangan APIP
- Tanggung Jawab APIP
- Tujuan, sasaran dan lingkup audit intern
- Kode etik dan standar
- Persyaratan auditor
- Larangan perangkapan tugas dan jabatan auditor
- Hubungan kerja dan koordinasi
- Penilaian berkala
- Penutup
Suplemen ini dibuat oleh pimpinan APIP, diketahui oleh Sekretaris Jenderal/Sekretaris dan disahkan oleh pimpinan kementerian/lembaga/pemda. Selain itu, suplemen juga diketahui dan ditandatangani oleh Direktur Jenderal/Eselon I/Eselon II atau Pimpinan SKPD/Eselon II di Pemda.
Bagi saya, baik format IIA maupun AAIPI, keduanya hanyalah contoh. Tiap organisasi bisa membuat piagam audit intern yang lebih membumi. Sangat disayangkan jika contoh itu dianggap seperti format baku dan dijadikan kriteria bagus tidaknya piagam audit intern. Saya berkeyakinan, kualitas piagam audit intern tidak ditentukan dari formatnya tapi dari substansinya yang memenuhi kebutuhan organisasi "pada masanya". Tak ada salahnya piagam audit membatasi tanggung jawab audit intern pada audit kepatuhan saja jika memang itu yang paling dibutuhkan organisasi. Daripada, semua hal dicakupnya tapi tak satupun dilaksanakan dengan baik. Lain waktu, cakupan tanggung jawab itu bisa saja ditambah atau diubah.
Begitulah piagam audit intern yang membumi menurut saya. Kalau Anda?
Referensi:- AAIPI. (2013). Standar Audit Intern Pemerintah Indonesia.
- IIA. (2012). International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing (Standards).
- IIA. (2015). Implementation Guide 1000 - Purpose, Authority, and Responsibility.
Comments